MUST-HAVE ZA USPEŠNE KONFERENCIJE

Kreiranje vrhunske kongresne ponude

0
1218

Cilj ankete bio je da se dođe do određenih standarda koji su neophodni da se zadovolje, kako od strane hotela i event prostora, tako i od organizatora događaja, da bi konferencije/kongresi koji se organizuju bile uspešne i na visokom nivou.

Kao must-have sadržaji hotela, izdvajaju se:

  • Obezbeđen parking sa video nadzorom/dovoljan broj parking mesta/garaža
  • Dovoljan broj jednokrevetnih soba
  • Dostupnost osobama sa invaliditetomTop 5 must-have za uspešne konferencije
  • Hotelski restoran u kome je pored ručka moguće organizovati i svečanu večeru/ili organizovanje iste u restoranu u neposrednoj blizini hotela
  • Sportski tereni i drugi sadržaji koji mogu poslužiti u svrhu organizacije team buildinga
  • Veliki i prostran lobi hotela
  • Uređen i odvojen ulaz u salu – jedan za predavače, jedan za učesnike
  • Fleksibilnost u sastavljanju menija (posna hrana, vegeterijanska/veganska kuhinja, posebna hrana za osobe koje su alergične na neke sastojke)/ raznovrsnost ponude kafe pauza i obroka
  • Dobar ketering
  • Mogućnost kasne odjave
  • Blizina aerodroma

Što se tiče kongresnih sadržaja i kapaciteta, najpre mora da se zadovolji kriterijum potrebnog broja sala, njihovog kapaciteta, kao i mogućnosti postavki sale po zahtevu, prema želji klijenta (u istraživanju se najčešće pominje potreba za U shape postavkom).

Pored toga, kao osnovni kriterijumi, izdvajaju se:

  • Fleksibilnost i deljivost sala, pokretni zidovi, stolovi i stolice
  • Sala koja podržava različite postavke
  • Visoka sala
  • Prirodno svetlo i vazduh
  • Zvučna izolovanost
  • Pult za registraciju
  • GarderobaMust-have za uspešne konferencije
  • Dovoljan broj toaleta
  • Adekvatan razmak između stolica i redova
  • Dovoljna preglednost sale za sve učesnike
  • Predprostor i funkcionalni foaje za posluženje
  • Prostor za izlagače
  • Odvojen ulaz u kongresni centar
  • Event menadžer – osoba  iz hotela zadužena za konkretan događaj
  • Precizni putokazi kroz hotel (štampani i elektronski)
  • Fleksibilnost restorana po pitanju poštovanja agende (kafe pauze, ručak i sl.)

Kada je reč o organizaciji događaja, ne može da se ne spomene tehnička oprema.

Oprema, koju su učesnici u anketi, naveli kao neophodnu prilikom održavanja konferencije/kongresa/seminara, jeste:

  • Platno i projektor
  • OzvučenjeFlip chart, stalak i markeri za flip chart
  • WiFi
  • Oprema za video konferencije
  • Oprema za simultano prevođenje
  • Video bim
  • Laptop
  • Bežični mikrofon
  • White board
  • Pokazivač
  • Produžni kablovi/dovoljan broj utičnica koje omogućavaju učesnicima rad na laptopovima

* Tehničko lice za svo vreme trajanja događaja

Must-have za uspešne konferencijeOstalo što se navodi kao must-have na događaju koji se organizuje ili kojem se prisustvuje, jeste:

  • Ljubazno osoblje spremno da reaguje na promene u programu
  • Dobra usluga
  • Čistoća objekta
  • Odvojen prostor za kafe pauze za pušače (izlazak na terasu)
  • Vreme za odmor – bar sat i po nakon ručka, do početka popodnevne sesije
  • Držanje unapred propisanog rasporeda
  • Flaširana voda na stolu
  • Tehnička podrška tokom trajanja celog seminara

Na kraju, ono što često može presudno da utiče prilikom izbora prostora za održavanje događaja jeste jeste ljubazno, profesionalno, dobro organizovano i pozitivno osoblje, kao i prethodna kvalitetna komunikacija između hotela i organizatora, gde prvenstveno dolazi do izražaja fleksibilnost, spremnost za prilagođavanje potrebama grupe i iskusan tim event menadžera.

M.M.

SHARE
Prethodni tekstRadon Plaza Hotel, Sarajevo, BiH
Sledeći tekstBrainstorming
Miona Milic
Near 10 years in events industry, as a project manager, content developer, offline and internet marketing campaigns, event manager for SEEbtm party, Editor-in-Chief of SEEbtm magazine… Professionalism, constant learning and personal, such as business upgrading, finds essential for success. Creativity in all fields is very important to her. Love to be physically active, travel, meet people and have a good time. But, beside everything, the greatest accomplishment and most important thing for her is being a MOM.

POSTAVI ODGOVOR

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.