Organizacija VIP događaja nije nešto sa čime se susrećemo svakodnevno. Radi se o posebno planiranim događajima za koje važe posebna i nova pravila koja moraju biti ispoštovana. Pogotovo ako je ta VIP osoba iz druge zemlje, gde važe drugi običaji i postoje norme sa kojima nismo upoznati.

Nije isto kada vašem događaju treba da prisustvuje neko od visokih državnih zvaničnika, ambasadora ili predstavnika top menadžmenta neke od kompanija. Zbog toga postoje protokoli.

Protokol zapravo predstavlja pisane norme, običaje i pravila koja su ustaljena na određenim tipovima događaja i kojih bi svi koji su direktno uključeni u organizaciju trebalo da se pridržavaju. Kada se radi o događajima na kojima će prisustvovati i neki od zvaničnika, zadatak event menadžera je da svim svojim internim i eksternim saradnicima objasni zbog čega se stvari rade na određen način. Drugim rečima, ukoliko vašem događaju treba da prisustvuje neka VIP ličnost, protokol se mora poštovati od početka do kraja. Kojim redom govornici treba da pričaju, ko će tačno gde da sedi, kada ko treba da uđe, sa kim da se pozdravi, ko se sa kim pozdravlja…? Upravljanje ovakvim tipom događaja nije ni malo lako, pogotovo ako to nije nešto što radite svakodnevno.

U svakom slučaju, ne škodi pripremiti se za ovaj tip događaja na vreme. Ministri, predstavnici ministarstava, gradonačelnici, generalni menadžeri, možda čak i članovi kraljevske porodice, mogli bi da jednog dana budu deo vašeg događaja. A ove posebne prilike zahtevaju temeljne pripreme. S tim u vezi, ako budete sledili i pratili sledeće korake protokola pri organizaciji ove specifične vrste događaja, sve će biti u redu.

Pravilo #1
VIP gost treba da bude pozdravljen na odgovarajući način

Kao event menadžer, treba da znate da nije na Vama da pozdravljate VIP goste. Ovaj deo treba da odradi druga VIP osoba koja se nalazi u timu za koji radite – u zavisnosti od tipa događaja to može biti generalni menadžer kompanije ili najviše službeno lice koje će prisustvovati događaju.

Primer: organizujete važnu proslavu povodom otvaranja fabrike, a jedna od zvanica je i Ministar ekonomije. Njega bi trebalo da sačeka i pozdravi generalni menadžer fabrike.

Dakle, Vaš posao je da poznajete protokol i njegova pravila i da time svom klijentu ili ljudima sa kojima radite pomognete ono što zovemo „navigacija događaja“.

Pravilo #2
Ako se radi o VIP osobi iz druge zemlje…

Bilo bi dobro da se, kada saznate ko će VIP osoba biti, raspitate o tome odakle dolazi, da li postoje neki posebni običaji, kakva su njegova religijska ubeđenja, da li ima nekih posebnih zahteva oko ishrane, koliko će dugo ostati, kojim jezikom govori, te u skladu sa tim na vreme obezbediti prevodioca itd. Što više informacija imate na raspolaganju, manji je prostor za greške. Na kraju, ne biste želeli da ljudi sa kojima radite, a koje je trebalo da uputite u protokol, ne budu dobro ili dovoljno obavešteni.

Pravilo #3 –
Gde sedi VIP gost?

Jedna od najvažnijih stvari koju treba da znate u vezi sa protokolom jeste gde ko treba da sedi. Ako je VIP ličnost takođe i jedan od govornika ili uzima učešće u nekoj diskusiji za okruglim stolom, treba da znate gde on treba da sedi.

Primer: ukoliko treba da sedi za stolom, njegovo počasno mesto je prvo mesto desno od osobe koja predsedava događajem – domaćin. Sledeći po važnosti VIP gost sedi sa leve strane domaćina i tako dalje. Ako je samo član publike, Vaš posao je da njegovo mesto jasno obeležite (najčešće papirom sa imenom i prezimenom) u prvom redu sedenja. Takođe, ukoliko je moguće, treba izbeći da dva muškarca ili dve žene sede jedan pored
drugog/druge. Ako se radi o sastanku ili konferenciji raspored sedenja uslovljen je programom i rasporedom stolova. U najvećem broju slučajeva radi se o „britanskoj postavci“ – kada domaćin sedi u čelu ili „francuskoj postavci“ kada sedi u centralnom delu dužeg dela stola. Ostali gosti se smeštaju po protokolu koji smo objasnili u pasusu iznad.

Pravilo #4 –
Početak događaja i VIP gost

Kao što postoje pravila vezana za sedenje, tako postoje i za obraćanje. Treba da znate ko prvi treba da se obrati, a ko je sledeći za njim. U najvećem broju slučajeva, praksa je da konferenciju/događaj otvara domaćin, a zatim da reč da svom VIP gostu, i nakon toga se obraćaju svi ostali koji prisutni po rangu važnosti. Razlog za ovakvo pravilo je sledeći: visoki zvaničnici i VIP osobe uglavnom imaju prebukiran dnevni raspored i nemaju puno vremena.
Često se dešava da se, nakon što završe obraćanje, VIP gosti ljubazno zahvale svima na prisustvu i izvine što moraju da krenu.

Pravilo #5 –
Umeće komunikacije sa osobljem drugih odeljenja Event protokola

Aktivnostima visokih državnih zvaničnika i predstavnika države upravljaju odeljenja Event protokola. Tako da, kada VIP osoba prisustvuje događaju, očekujte poziv nekog od savetnika za protokol koji će sa Vama imati zadatak da prođe kroz sve detalje događaja. Budite spremni i prokušajte da što detaljnije i sadržajnije informacije dajete u svojim odgovorima. Uz to, ovo je uvek dobra prilika da naučite nešto novo jer se ti ljudi bave organizacijom samo takvih tipova događaja!

Pravilo #6 –
Ko gde stoji kada dođe do fotografisanja?

Ako ste mislili da je ovo posao fotografa, prevarili ste se – nije! Fotograf će samo uslikati, ali Vi ćete morati da svakom od gostiju da nađete mesto. Ovo može biti zahtevno jer za malo vremena koje Vam je na raspolaganju, treba da napravite dobar raspored. Primetite sledeće: koliko ljudi treba da se fotografiše, ko je visok, ko je nizak, kakva je pozadina ispred koje treba da se slikaju, da li je neko došao sa svojim partnerom itd. Nije baš jednostavno, zar ne?

Sve ovo ne može biti dobro izvedeno bez dobre komunikacije i poštovanja svih članova tima. Timski rad u poslu organizacije događaja je od presudnog značaja, pogotovu kada se radi o događajima koji se ne organizuju svakodnevno. Svi mi koji se bavimo ovim poslom
treba da se trudimo da sebe izgradimo kao što boljeg člana tima, a to se može postati samo usvajanjem novih znanja. U tom smislu, ako poznajete protokol i razvijate sposobnosti interne i eksterne komunikacije, možete biti veoma dragocena karika u lancu organizacije.

Takođe, to Vas lako može izdvojiti od konkurencije jer u očima klijenta postajete prepoznatljivi po profesionalnosti i znanju, što je svakako najvažnije u bilo kom poslu.