![\"Good-RFP\"](\"https://www.seebtm.com/wp-content/uploads/Good-RFP.jpg\")
Oko gore navedenog, sla\u017eu se svi menad\u017eeri i direktori prodaje u hotelima, event prostorima i agencijama u regionu jugoisto\u010dne Evrope koji su u\u010destvovali u istra\u017eivanju koje je SEEbtm magazin sproveo u drugoj polovini 2012. godine.
\nCilj istra\u017eivanja je da istaknemo \u0161ta je najbitnije prilikom sastavljanja i prosle\u0111ivanja upita hotelima i agencijama, kao i na \u0161ta organizatori treba najvi\u0161e da obrate pa\u017enju prilikom sastavljanja istog, kako bi uzajamna komunikacija tekla lak\u0161e, br\u017ee i sa manje nesporazuma.
\nElementi dobrog upita
\n95% ponu\u0111a\u010da usluga u kongresnom turizmu dobija upite putem e-mejla, dok ostali upite dobijaju telefonskim putem ili usmeno, na sastanku. Nakon toga, upit se \u0161alje i elektronskim putem. Svaki upit na kraju treba da stigne u pismenoj formi, na mejl.
\nOrganizatori koji rade doga\u0111aje u regionu jugoisto\u010dne Evrope (njih 60%) \u0161alju jasno i precizno formulisan upit, sude\u0107i po odgovorima onih koji primaju te upite.
\n40% zahteva za ponudu nije dovoljno jasno i detaljno
\nPCO agencijama \u010de\u0161\u0107e sti\u017eu nepotpuni upiti nego hotelima, mada je op\u0161ti utisak da stalni i vi\u0161egodi\u0161nji klijenti, kao i oni koji imaju vi\u0161e iskustva u organizaciji, \u0161alju precizno formulisane upite.
\nOrganizatori uglavnom pravovremeno \u0161alju upite hotelima i agencijama, nekada \u010dak i ranije nego \u0161to ima potrebe. Ipak, u poslednje vreme se za manje doga\u0111aje prime\u0107uje sve vi\u0161e \u201elast minute\u201d upita, \u0161to mo\u017ee da rezultuje odbijanjem zbog popunjenosti kapaciteta. Za velike kongrese upiti sti\u017eu uvek na vreme.
\nU slu\u010daju prevodila\u010dkih usluga i tehni\u010dke opreme, zahtevi za ponudu se \u010desto tra\u017ee u veoma kratkim rokovima, \u0161to mo\u017ee da uti\u010de na pove\u0107anje cene usluga ili da ista ne mo\u017ee da bude izvr\u0161ena.
\nMali broj klijenata ima zahteve vezane za CSR (dru\u0161tveno odgovorno poslovanje) niti tra\u017ei izve\u0161taje o dru\u0161tveno odgovornom poslovanju hotela / kongresnog centra. Ako takvi zahtevi i postoje, u pitanju su nevladine organizacije i kompanije koje posluju na globalnom nivou.
\nOno \u0161to se najvi\u0161e izdvaja u sprovedenom istra\u017eivanju, jeste veliki uticaj jasnog i preciznog upita, sa svim detaljima, na brzinu odgovora, odnosno davanje ponude. Dobra ponuda zavisi od ta\u010dnosti zahteva i \u0161to vi\u0161e navedenih detalja. Bez tih \u201eulaznih\u201c informacija gotovo da je nemogu\u0107e napraviti kvalitetnu ponudu.
\nDobro formulisan upit je veoma bitan kako bi se na isti dobio precizan odgovor sa preciznom cenom. Kada to nije slu\u010daj, dosta vremena se gubi na dobijanje tih istih informacija i preciziranje potrebnih detalja.
\n![\"Conference-schedule\"](\"https://www.seebtm.com/wp-content/uploads/bigstock-Important-Conference-18505076.jpg\")
Dobar i kvalitetan upit mo\u017ee ubrzati proces sastavljanja ponude za 80%
\nDe\u0161ava se da organizatori po\u0161alju upit koji nije adekvatan njihovim stvarnim potrebama. U smislu da inicijalno po\u0161alju upit sa zahtevima koji se, kroz dalje dogovore i komunikaciju, promene. Recimo, tra\u017ei se ponuda za 150 ljudi u dve konferencijske sale, 2 kafe pauze i ru\u010dak. Na kraju bude 80 ljudi u jednoj sali, sa jednom kafe pauzom, bez ru\u010dka, ali sa lan\u010d paketima i dodatnim aktivnostima, me\u0111u kojima treba da bude i paraglajding.
\nIzmene i dopune zahteva za ponudu mogu da budu problem ukoliko se dese u poslednji \u010das, pa se ispostavi da bukirani hotel nema sadr\u017eaje koji su u stvari potrebni ili da je sama lokacija neodgovaraju\u0107a ili ne\u0161to sli\u010dno, \u0161to ceo proces mo\u017ee da vrati na po\u010detak, a vreme za pripremu doga\u0111aja je pri kraju.
\nSve je to deo problematike organizacije doga\u0111aja, a hoteli i agencije treba da imaju i savetodavnu ulogu i pomognu svojim predlozima i sugestijama, ali je svakako bolje da nesporazuma i gre\u0161aka u zahtevima ima \u0161to manje, kako bi sve teklo lak\u0161e i br\u017ee.
\nNaj\u010de\u0161\u0107e nepreciznosti u upitima:
\n– navede se ve\u0107i broj u\u010desnika od onog koji na kraju prisustvuje doga\u0111aju
\n– tra\u017ei se vi\u0161e sala za rad nego \u0161to je potrebno
\n– ne znaju se potrebe i zahtevi predava\u010da i govornika
\n– ne zna se ta\u010dno koliko hrane i pi\u0107a je potrebno
\n– nije jasno utvr\u0111en cilj doga\u0111aja, \u0161to dalje vodi ka tome da nisu jasne potrebe odnosno zahtevi
\n![\"Beautiful](\"https://www.seebtm.com/wp-content/uploads/bigstock-Beautiful-young-woman-choosing-48833492.jpg\")
Precizan i detaljan upit treba da sadr\u017ei slede\u0107e informacije (na osnovu informacija prikupljenih ovim istra\u017eivanjem):
\nUpit za pismene prevode trebalo bi da sadr\u017ei slede\u0107e informacije:
\nBran\u0161a i struktura u\u010desnika, da li je doga\u0111aj lokalnog, regionalnog ili me\u0111unarodnog u\u010de\u0161\u0107a, koji su ciljevi i fokus doga\u0111aja \u2013 to su dodatne informacije koje su uvek dobrodo\u0161le i uveliko poma\u017eu da se sastavi \u0161to kvalitetniji upit, kako bi i realizacija samog doga\u0111aja bila \u0161to kompletnija, sa potrebnim finesama.
\nNa kraju krajeva, sitnice su te koje naprave razliku izme\u0111u prose\u010dnih i vrhunskih doga\u0111aja.
\n
Portal www.kongresniturizam.com je specijalizovan za pronala\u017ee\u00adnje hotela, prostora, usluga i organizaciju svih vrsta doga\u0111aja.\u00a0Tim Kongresnog turizma, sa iskustvom od preko 11 godina, stoji na raspolaganju na office@kongresniturizam.com za sve dodatne informacije, kao i pomo\u0107 pri planiranju i realizaciji doga\u0111aja.
\nThe post Sastavljanje zahteva za ponudu: DOBRIM UPITOM DO USPE\u0160NOG DOGA\u0110AJA appeared first on SEE Business travel & meetings magazine.
\n", "content_text": "Kvalitet ponuda koji dobijamo je direktno povezan sa kvalitetom upita koji \u0161aljemo. Ako ne ka\u017eemo dobavlja\u010dima ta\u010dno \u0161ta nam je potrebno i \u0161ta \u017eelimo, oni ne mogu da iza\u0111u u susret na\u0161im o\u010dekivanjima.\nOko gore navedenog, sla\u017eu se svi menad\u017eeri i direktori prodaje u hotelima, event prostorima i agencijama u regionu jugoisto\u010dne Evrope koji su u\u010destvovali u istra\u017eivanju koje je SEEbtm magazin sproveo u drugoj polovini 2012. godine.\nCilj istra\u017eivanja je da istaknemo \u0161ta je najbitnije prilikom sastavljanja i prosle\u0111ivanja upita hotelima i agencijama, kao i na \u0161ta organizatori treba najvi\u0161e da obrate pa\u017enju prilikom sastavljanja istog, kako bi uzajamna komunikacija tekla lak\u0161e, br\u017ee i sa manje nesporazuma.\nElementi dobrog upita\n\nNavesti \u0161ta vam je sve potrebno\nOpisati svrhu i ciljeve doga\u0111aja\nRangirati zahteve po va\u017enosti. Koji su zahtevi koji moraju da se ispune, a koje bi bilo lepo dodatno obezbediti?\nZahtevi moraju biti merljivi. \u201eKonferencijska sala treba da bude adekvatna\u201d \u2013 ne govori puno o tome kakva sala je potrebna\nKako \u0107e se vr\u0161iti evaluacija dobijenih ponuda? Izlistati po va\u017enosti faktore, kao \u0161to su cena, lokacija, sadr\u017eaji objekta, raspolo\u017eivi datumi i sl.\nIzvr\u0161iti po\u010detnu selekciju ponu\u0111a\u010da, a zatim samo kvalifikovanim poslati upit\n\n95% ponu\u0111a\u010da usluga u kongresnom turizmu dobija upite putem e-mejla, dok ostali upite dobijaju telefonskim putem ili usmeno, na sastanku. Nakon toga, upit se \u0161alje i elektronskim putem. Svaki upit na kraju treba da stigne u pismenoj formi, na mejl.\nOrganizatori koji rade doga\u0111aje u regionu jugoisto\u010dne Evrope (njih 60%) \u0161alju jasno i precizno formulisan upit, sude\u0107i po odgovorima onih koji primaju te upite.\n40% zahteva za ponudu nije dovoljno jasno i detaljno\nPCO agencijama \u010de\u0161\u0107e sti\u017eu nepotpuni upiti nego hotelima, mada je op\u0161ti utisak da stalni i vi\u0161egodi\u0161nji klijenti, kao i oni koji imaju vi\u0161e iskustva u organizaciji, \u0161alju precizno formulisane upite.\nOrganizatori uglavnom pravovremeno \u0161alju upite hotelima i agencijama, nekada \u010dak i ranije nego \u0161to ima potrebe. Ipak, u poslednje vreme se za manje doga\u0111aje prime\u0107uje sve vi\u0161e \u201elast minute\u201d upita, \u0161to mo\u017ee da rezultuje odbijanjem zbog popunjenosti kapaciteta. Za velike kongrese upiti sti\u017eu uvek na vreme.\nU slu\u010daju prevodila\u010dkih usluga i tehni\u010dke opreme, zahtevi za ponudu se \u010desto tra\u017ee u veoma kratkim rokovima, \u0161to mo\u017ee da uti\u010de na pove\u0107anje cene usluga ili da ista ne mo\u017ee da bude izvr\u0161ena.\nMali broj klijenata ima zahteve vezane za CSR (dru\u0161tveno odgovorno poslovanje) niti tra\u017ei izve\u0161taje o dru\u0161tveno odgovornom poslovanju hotela / kongresnog centra. Ako takvi zahtevi i postoje, u pitanju su nevladine organizacije i kompanije koje posluju na globalnom nivou.\nDobar zahtev za ponudu uti\u010de na uspe\u0161nost samog doga\u0111aja\nOno \u0161to se najvi\u0161e izdvaja u sprovedenom istra\u017eivanju, jeste veliki uticaj jasnog i preciznog upita, sa svim detaljima, na brzinu odgovora, odnosno davanje ponude. Dobra ponuda zavisi od ta\u010dnosti zahteva i \u0161to vi\u0161e navedenih detalja. Bez tih \u201eulaznih\u201c informacija gotovo da je nemogu\u0107e napraviti kvalitetnu ponudu.\nDobro formulisan upit je veoma bitan kako bi se na isti dobio precizan odgovor sa preciznom cenom. Kada to nije slu\u010daj, dosta vremena se gubi na dobijanje tih istih informacija i preciziranje potrebnih detalja.\nPlanirajte na vreme\nDobar i kvalitetan upit mo\u017ee ubrzati proces sastavljanja ponude za 80%\nDe\u0161ava se da organizatori po\u0161alju upit koji nije adekvatan njihovim stvarnim potrebama. U smislu da inicijalno po\u0161alju upit sa zahtevima koji se, kroz dalje dogovore i komunikaciju, promene. Recimo, tra\u017ei se ponuda za 150 ljudi u dve konferencijske sale, 2 kafe pauze i ru\u010dak. Na kraju bude 80 ljudi u jednoj sali, sa jednom kafe pauzom, bez ru\u010dka, ali sa lan\u010d paketima i dodatnim aktivnostima, me\u0111u kojima treba da bude i paraglajding.\nIzmene i dopune zahteva za ponudu mogu da budu problem ukoliko se dese u poslednji \u010das, pa se ispostavi da bukirani hotel nema sadr\u017eaje koji su u stvari potrebni ili da je sama lokacija neodgovaraju\u0107a ili ne\u0161to sli\u010dno, \u0161to ceo proces mo\u017ee da vrati na po\u010detak, a vreme za pripremu doga\u0111aja je pri kraju.\nSve je to deo problematike organizacije doga\u0111aja, a hoteli i agencije treba da imaju i savetodavnu ulogu i pomognu svojim predlozima i sugestijama, ali je svakako bolje da nesporazuma i gre\u0161aka u zahtevima ima \u0161to manje, kako bi sve teklo lak\u0161e i br\u017ee.\nNaj\u010de\u0161\u0107e nepreciznosti u upitima:\n– navede se ve\u0107i broj u\u010desnika od onog koji na kraju prisustvuje doga\u0111aju\n– tra\u017ei se vi\u0161e sala za rad nego \u0161to je potrebno\n– ne znaju se potrebe i zahtevi predava\u010da i govornika\n– ne zna se ta\u010dno koliko hrane i pi\u0107a je potrebno\n– nije jasno utvr\u0111en cilj doga\u0111aja, \u0161to dalje vodi ka tome da nisu jasne potrebe odnosno zahtevi\nPotpun i prezican upit ubrzava dostavljanje kvalitetne ponude\nPrecizan i detaljan upit treba da sadr\u017ei slede\u0107e informacije (na osnovu informacija prikupljenih ovim istra\u017eivanjem):\n\nNaziv kompanije/organizacije\nKontakt osoba\nDatum i vreme odr\u017eavanja, ako je mogu\u0107e i alternativni datum\nBroj u\u010desnika (minimum, optimum, maksimum)\nKategorizacija hotela\nBroj i struktura soba, kao i vrsta usluge (BB, HB\u2026)\nPotrebne F&B usluge (pi\u0107e dobrodo\u0161lice, pauze za kafu, sve\u010dane ve\u010dere, vrsta poslu\u017eenja\u2026)\nBroj konferencijskih sala, potrebni kapaciteti i vreme kori\u0161\u0107enja\nPostavka konferencijskih sala (U oblik, T oblik, u\u010dionica, konferencija, pozori\u0161te, banket itd)\nOpremanje sala (pozornica, govornica, plesni podijum, sto za registraciju, sto za propagandni materijal, imena na stolovima, dekoracije i cve\u0107e…)\nPotrebna tehni\u010dka oprema (standardna oprema + eventualno snimanje, prezentacije, simultani prevod, video konferencija\u2026)\nPotreba za ostalim sadr\u017eajima hotela (wellness, sportski tereni, gara\u017ea, parking i sl.)\nPreliminarni program po danima\nTransferi\nDodatne usluge i posebni zahtevi (vodi\u010d, izleti, animacija, pomo\u0107no osoblje za animaciju, hostese i sl.)\nBud\u017eet koji je na raspolaganju za doga\u0111aj\nDatum finalne odluke organizatora\n\nUpit za pismene prevode trebalo bi da sadr\u017ei slede\u0107e informacije:\n\nMesto (grad, hotel itd.), ako prevo\u0111enje nije na lokalitetu, da li je organizovan prevoz i sme\u0161taj\nJezi\u010dka kombinacija i terminologija\nDa li je obezbe\u0111en materijal za pripremu prevodilaca u vidu prezentacije i sl.\nDa li je potrebno konsekutivno prevo\u0111enje ili simultano iz kabine\nAgenda ili ta\u010dna informacija od koliko do koliko traje prevo\u0111enje sa ura\u010dunatim pauzama\nBroj u\u010desnika skupa\nPosebni zahtevi, ukoliko postoje (da prevodioci do\u0111u ranije, da su \u017eenskog/mu\u0161kog pola itd.)\n\nBran\u0161a i struktura u\u010desnika, da li je doga\u0111aj lokalnog, regionalnog ili me\u0111unarodnog u\u010de\u0161\u0107a, koji su ciljevi i fokus doga\u0111aja \u2013 to su dodatne informacije koje su uvek dobrodo\u0161le i uveliko poma\u017eu da se sastavi \u0161to kvalitetniji upit, kako bi i realizacija samog doga\u0111aja bila \u0161to kompletnija, sa potrebnim finesama.\nNa kraju krajeva, sitnice su te koje naprave razliku izme\u0111u prose\u010dnih i vrhunskih doga\u0111aja.\n\nPortal www.kongresniturizam.com je specijalizovan za pronala\u017ee\u00adnje hotela, prostora, usluga i organizaciju svih vrsta doga\u0111aja.\u00a0Tim Kongresnog turizma, sa iskustvom od preko 11 godina, stoji na raspolaganju na office@kongresniturizam.com za sve dodatne informacije, kao i pomo\u0107 pri planiranju i realizaciji doga\u0111aja.\nThe post Sastavljanje zahteva za ponudu: DOBRIM UPITOM DO USPE\u0160NOG DOGA\u0110AJA appeared first on SEE Business travel & meetings magazine.", "date_published": "2013-02-18T15:50:53+01:00", "date_modified": "2019-12-16T14:06:03+01:00", "author": { "name": "Miona Milic", "url": "https://www.seebtm.com/author/miona/", "avatar": "https://www.seebtm.com/wp-content/uploads/IMG-20240224-WA0003-e1728981138373.jpg" }, "image": "https://www.seebtm.com/wp-content/uploads/bigstock-Unanswered-Questions-Brainst-6072574.jpg", "tags": [ "izbor", "ponuda", "sastavljanje zahteva", "upit", "uspe\u0161ni doga\u0111aji", "Trendovi" ] } ] }